Ohje korvauksista THLKS ry:n edustustehtävissä

Tämä on THLKS ry:n virallinen ohje korvauksista, joita seuran edustustehtävissä toimiva seuralainen voi tarvittaessa hakea. Edustustehtäviä ovat esimerkiksi ainejärjestöjen vuosijuhlat, mutta seuran edustustehtävä voi olla mikä tahansa tilaisuus, missä seuralainen toimii seuran edustajana ja hallitus sen sellaiseksi määrittelee. Näissä tilaisuuksissa korvauksia voi hakea seuraavista asioista: matkakulut, tilaisuuskulut sekä mahdolliset lahjakulut. Kaikkien korvauksien hakeminen vaatii kuittien säilyttämistä.

Matkakuluihin katsotaan kuuluvaksi kaikki sellaiset matkat, jotka liittyvät edustustilaisuuteen pääsemiseen ja liikkumiseen tilaisuuden yhteydessä. Näihin kuluihin voi hakea korvausta kuitteja vastaan, kuitenkin niin, että seura korvaa kaikista mahdollisista matkoista yhteensä henkilöä kohden korkeintaan 50 euroa. Turun alueen sisällä tapahtuvia matkoja ei katsota kuuluvan korvattaviksi matkakuluiksi.

Tilaisuuskuluiksi katsotaan kaikki tilaisuuteen liittyvät osallistumis- tai illalliskorttimaksut. Näistä kuluista voi henkilöä kohden hakea korvausta kuittia tai muuta maksutositetta vastaan puolet tapahtuman osallistumis- tai illalliskorttihinnasta, kuitenkin niin, että seura korvaa hinnasta maksimissaan 50 euroa.

Lahjakuluihin katsotaan kuuluvan kaikki sellaiset lahjat, joita edustustehtävässä annetaan seuran nimissä. Useimmiten nämä ovat ainejärjestöjen vuosijuhlissa annettavia lahjoja, mutta lahjoja saatetaan antaa myös muissa tilaisuuksissa, mikäli hallitus näin ohjeistaa. Lahjakuluista voi hakea korvausta kuitteja vastaan niin, että lahjakulut saavat olla yhteensä korkeintaan 50 euroa. Tämä ei tarkoita sitä, että lahjan tulee maksaa 50 euroa, vaan se on ehdoton yläraja maksettaville lahjakulukorvauksille.

Korvaukset voi hakea täyttämällä seuran korvauslomakkeen, johon pääsee TÄSTÄ. Kuitti tulee liittää hakemukseen. Tarvittaessa ohjeita korvausten hakemiseen voi kysyä THLKS ry:n talousvastaavalta. Kaikki korvaukset tulee hakea mahdollisimman pian edustustehtävän jälkeen. Mahdollisissa ongelmatilanteissa tulee aina konsultoida hallitusta (thlks-hallitus@utu.fi).